Ներկայացումը հաճախ աշխատանքի և տան համար անհրաժեշտ խնդիր է: Եթե երկար ժամանակ բաց թողնեք ներկայացումը, կարող եք կուտակել թղթի մեծ փաթեթ, որի դասավորությունը կտևի ժամեր կամ նույնիսկ օրեր: Ձեր մուտքի արկղը առանց խառնաշփոթի պահելու համար տեսակավորեք ամեն օր ստացվող թերթերը: Այնուհետև ստեղծեք ֆայլերի ներկայացման համակարգ, որն աշխատում է ձեզ համար: Օգտագործեք ձեր համակարգը ՝ թերթերը տեսակավորելու համար, որպեսզի անհրաժեշտության դեպքում հեշտությամբ մուտք ունենաք կարևոր փաստաթղթեր:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ը ՝ 3 -ից. Թղթի ամենօրյա ներհոսքի կառավարում
Քայլ 1. Ստեղծեք կենտրոնական արկղ `թերթերը պահելու համար մինչև դրանք տեսակավորելը:
Կենտրոնական արկղն այն վայրն է, որտեղ ամեն օր տեղադրում եք ձեր գրասեղանին հանդիպող բոլոր թղթերը կամ փոստարկղի միջոցով: Սա կարող է օգնել ձեզ լինել կազմակերպված, մինչև ժամանակ չունենաք տեսակավորելու և մշակելու յուրաքանչյուր տարր:
- Դուք կարող եք օգտագործել ստվարաթղթե փոքրիկ տուփ ՝ որպես ձեր կենտրոնական տուփը, կամ այդ նպատակով ձեռք բերել հատուկ տուփ, զամբյուղ կամ սկուտեղ:
- Տեղադրեք տուփը ձեր գրասեղանի անկյունում, ձեր մուտքի դռան մոտ գտնվող սեղանի վրա կամ տեսանելի այլ վայրում, որպեսզի չմոռանաք դրա մասին:
Քայլ 2. Ամեն օր անցեք տուփի մեջ և առանձնացրեք կարևոր իրեր:
Նայեք ձեր արկղի յուրաքանչյուր իրին օրական մեկ անգամ `ձեր անմիջական ուշադրությունը պահանջող իրեր փնտրելու համար: Դրանք կարող են ներառել շուտով վճարման ենթակա օրինագծեր, երեկույթների հրավերներ կամ ժամանակի նկատմամբ զգայուն ձևեր: Այս իրերը մի կողմ դրեք, որպեսզի կարողանաք անմիջապես հոգ տանել դրանց մասին:
Հնարավոր է, որ ցանկանաք ձեռք բերել երկրորդ տուփ ՝ այլ գույնով, քան առաջին տուփը ՝ շտապ իրեր տեղադրելու համար: Օրինակ, կարող եք ստանալ կարմիր տուփ ՝ նշելու, որ դրանք անհետաձգելի իրեր են:
Քայլ 3. Տեղադրեք այն տարրերը, որոնք ցանկանում եք ֆայլը հանձնել փաստաթղթերի վանդակում:
Պահեք երրորդ տուփը կենտրոնական տուփի և անհետաձգելի տուփի կողքին: Օգտագործեք սա որպես հավաքագրման կետ այն իրերի համար, որոնք ցանկանում եք ներկայացնել: Սա կօգնի ձեզ կազմակերպված պահել դրանք, մինչև պատրաստ չլինեք դրանք ներկայացնելու համար:
Համոզվեք, որ այս տուփը այլ գույն ունի, քան մյուս արկղերը: Հակառակ դեպքում, դուք կարող եք արկղերը խառնել:
Քայլ 4. Անհարկի իրերը գցեք թղթի վերամշակման աղբարկղի մեջ:
Jանկացած անպիտան փոստ կամ այլ ոչ էական իրեր, որոնք հայտնվում են ձեր արկղում, կարող են անմիջապես անցնել վերամշակման աղբարկղ: Փաստաթղթերը մաղելիս նույնականացրեք այս իրերը և դրանք անմիջապես տեղափոխեք աղբարկղ `ձեր արկղում խառնաշփոթն ազատ պահելու համար:
- Ձեր աղբամանը պահեք հատակին, որպեսզի այն չշփոթեք ձեր մյուս արկղերի հետ:
- Եթե անհարկի իրերից որևէ մեկը պարունակում է անձնական տվյալներ, դրանք մանրացնելուց առաջ դրանք մանրացրեք:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Ներկայացման համակարգի ընտրություն
Քայլ 1. Նշանակեք ամսական և օրական ֆայլ, եթե կառավարելու շատ խնդիրներ ունեք:
Սա հայտնի է որպես Tickler ներկայացման համակարգ և հիանալի միջոց է հետևել, թե ինչ պետք է անեք ամեն օր: Նշեք ֆայլերի թղթապանակ յուրաքանչյուր ամսվա համար և թղթապանակ ամսվա յուրաքանչյուր օրվա համար: Այնուհետև ֆայլեր տեղադրեք տարրերի մեջ: Ներկայացրեք իրերը ըստ այն ամսաթվերի, որոնք անհրաժեշտ են դրանց վրա աշխատելու համար:
Օրինակ, եթե դուք պետք է հաշիվ վճարեք սեպտեմբերի 23 -ին, ապա հաշիվը տեղադրեք այդ ամսաթվի թղթապանակի մեջ:
Քայլ 2. Պահեք թղթապանակները այբբենական կարգով `կարևոր փաստաթղթերը ձեռքի տակ պահելու համար:
Այբբենական գրանցումը օգտակար է առանձին մարդկանց, ձեռնարկությունների կամ առարկաների համար ֆայլեր գտնելու համար: Սա կարող է իդեալական լինել, եթե դուք ունեք շատ հաճախորդներ և ցանկանում եք ֆայլ պահել յուրաքանչյուրի վրա, կամ եթե ցանկանում եք պարզ ձևով կառավարել ձեր տան փաստաթղթերը:
- Համոզվեք, որ անհատների ազգանունն առաջինը տեղադրեք ֆայլերի պիտակների վրա, օրինակ ՝ «Jones, Susan» կամ «Watson, David»:
- Անտեսեք այնպիսի բառեր, ինչպիսիք են «The», «A» և «An», երբ գրանցվում եք ձեռնարկության անունով: Օրինակ, եթե ունեք հաճախորդ, որի բիզնեսը կոչվում է «Տորթերի աստվածուհի», ապա գրանցեք «Տորթ» -ի «C» տառով, իսկ ներկայացման ժամանակ անտեսեք «T» - ի «T» - ը:
Քայլ 3. Ընտրեք թվային հաշվառման համակարգ `կարճաժամկետ ներկայացման կարիքների համար:
Եթե ունեք կարճաժամկետ ծրագիր, որի համար ցանկանում եք պահպանել գրառումները, ապա թվային հաշվառման համակարգը կարող է լավագույնս աշխատել: Սա այն է, երբ դուք յուրաքանչյուր փաստաթղթի համար եք նշանակում և այն ներկայացնում ըստ համարի: Այնուամենայնիվ, հիշեք, որ դուք նաև ստիպված կլինեք հետևել, թե որ փաստաթուղթը որ համարին է համապատասխանում, օրինակ ՝ օգտագործելով աղյուսակ:
- Օրինակ, դուք կարող եք մարտի 14 -ի շաբաթվա ընթացքում ստացված բոլոր տարրերը վերագրել 1 պիտակ ունեցող ֆայլերի թղթապանակին, այնուհետև մարտի 21 -ի շաբաթվա բոլոր տարրերը 2 պիտակավորված ֆայլում և այլն:
- Մեկ այլ տարբերակ է ֆայլերը պիտակավորել ըստ ամսաթվի և դասավորել դրանք ըստ ժամանակագրության: Օրինակ, 2018 թվականի մայիսի 2 -ին ստացված իրերը կարող են պահվել 5/2/2018 պիտակավորված ֆայլում:
Քայլ 4. Գունավոր կոդավորեք ձեր ֆայլերը ՝ իրերն արագ և հեշտ գտնելու համար:
Նշեք ձեր ֆայլերի յուրաքանչյուր կատեգորիայի գույնը: Սա կօգնի ձեզ մի հայացքով գտնել ֆայլերի կատեգորիա:
- Օրինակ ՝ բժշկական հաշիվների համար օգտագործեք կարմիր, հարկերի համար ՝ կապույտ, իսկ ապահովագրության համար ՝ կանաչ:
- Թվային կամ այբբենական ֆայլերի գունային ծածկագրման համար գույն նշանակեք թվային կամ այբբենական տիրույթին, օրինակ ՝ 1-25 կամ A-G ֆայլերը կանաչ, 25-50 կամ H-M մանուշակագույն, իսկ 50-75 կամ N-R դեղին դարձնելը:
Քայլ 5. Ներառեք լրացուցիչ համապատասխան տեղեկատվություն ֆայլի թղթապանակի վրա:
Ֆայլի բովանդակությունը կամ պահանջվող որևէ գործողություն նկարագրելու համար լրացուցիչ տեղեկատվություն ավելացնելը նույնպես կօգնի ձեր ֆայլային համակարգը ավելի արդյունավետ դարձնել: Դա անելու համար գուցե ցանկանաք ավելացնել հետևյալ տարրերից 1 կամ ավելի.
- Ֆայլի համարը կամ անունը
- Ֆայլի անվանումը
- Ֆայլի բացման և փակման ամսաթիվը
- Բաժանմունքի կամ թիմի անվանումը
- Համակարգչային գրառման համար
- Հեռացման ամսաթիվը և հեռացման եղանակը
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ Թղթերի կազմակերպում ֆայլերի մեջ
Քայլ 1. Տեղադրեք ամենաթարմ փաստաթուղթը ֆայլի վերևում:
Փաստաթղթի վրա նշված ամսաթիվը կօգնի ձեզ դա անել: Այն բանից հետո, երբ ձեր փաստաթղթերը պատրաստ կլինեն ֆայլերի պատրաստման և կազմաձևման ձեր համակարգին, կարող եք սկսել ֆայլերի մեջ իրերի տեղադրումը: Միշտ համոզվեք, որ յուրաքանչյուր ֆայլի համար ամենաթարմ փաստաթղթերը պահեք հենց վերևում, որպեսզի դրանք հեշտ հասանելի լինեն:
Օրինակ, եթե ձեր տան սեփականատիրոջ ապահովագրության համար ֆայլ ունեք, ապա կցանկանայիք տեղադրել ձեր տան սեփականատիրոջ ապահովագրության վերջին գրառումը ֆայլի վերևում:
Քայլ 2. Պահեք հավելվածները այն փաստաթղթերի հետ, որոնց դրանք վերաբերում են:
Եթե ունեք համապատասխան անդորրագրեր կամ այլ փաստաթղթեր, որոնք պետք է պահվեն մեկ այլ փաստաթղթի հետ միասին, համոզվեք, որ դրանք միասին պահեք նույն ֆայլում: Հնարավոր է, որ դուք նույնիսկ կցանկանաք ամրացնել կամ թղթե ամրացնել կցորդները փաստաթղթի հետևի մասում:
Օրինակ, եթե ունեք էլեկտրաէներգիայի հաշիվը վճարելու անդորրագիր, ապա այն նշեք հաշիվի հետևում, եթե անհրաժեշտ լինի այն հղել:
Քայլ 3. Տեղադրեք մեծ փաստաթղթեր առանձին ծրարների մեջ:
Դուք կարող եք այս ծրարները տեղադրել այն ֆայլերի հետևում, որոնց դրանք առնչվում են: Համոզվեք, որ ծրարի առջևում պարունակում եք բովանդակության նկարագրություն: Սա կօգնի վերացնել ձեր ֆայլերի խառնաշփոթը և բարելավել ձեր ֆայլերի ներկայացման համակարգի արդյունավետությունը:
Օրինակ, եթե ունեք նախագիծ, որի վրա աշխատում եք, դրանք կարող եք տեղադրել մեծ ծրարի մեջ:
Քայլ 4. Ներկայացրեք փաստաթղթի բնօրինակը և հեռացրեք պատճենները:
Կրկնօրինակներ չներկայացնելը կօգնի կանխել շփոթությունը, երբ ձեր ֆայլերում նյութ եք փնտրում: Եթե հանդիպեք որևէ կրկնօրինակի, հեռացրեք դրանք և ներկայացրեք միայն բնօրինակ փաստաթուղթը:
Եթե համոզված չեք, թե որ փաստաթուղթն է բնօրինակը, ապա գուցե անհրաժեշտ լինի երկու տարրերն էլ ֆայլ ներկայացնել ՝ համոզվելու համար, որ օրիգինալն ունեք: Այնուամենայնիվ, փորձեք դա շատ հաճախ չանել, այլապես ձեր ֆայլերն արագորեն կծավալվեն:
Խորհուրդներ
- Եթե վստահ չեք, որ պետք է ֆայլ ներկայացնել կամ վերամշակել, պահեք այն 30 օր, ապա վերագնահատեք այն:
- Ոչ էական փաստաթղթերի սկանավորումը թղթի խառնաշփոթը մաքրելու ևս մեկ լավ միջոց է ՝ անհրաժեշտության դեպքում փաստաթղթում եղած տեղեկատվությունը պահպանելով:
