Եթե դուք բիզնեսում կամ դպրոցում եք, որը պահանջում է ձեզ աշխատել բազմաթիվ հաճախորդների կամ նախագծերի հետ, պատշաճ ներկայացման համակարգը կարևոր է: Թղթեր ներկայացնելու մի քանի մեթոդներ կան, բայց, ի վերջո, ձեր համակարգը պետք է արտացոլի ձեր կարիքները: Արդյունավետ համակարգին պատրաստվելու լավագույն միջոցը մի քանի օր տրամադրելն է `միայն կազմակերպության վրա աշխատելու համար:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Պատրաստվում է ներկայացման նոր համակարգին
Քայլ 1. Հավաքեք ձեր բոլոր նյութերը:
Նախքան պատշաճ համակարգ ստեղծելը, դուք պետք է կազմեք ձեր բոլոր փաստաթղթերը: Անցեք բոլոր այն վայրերում, որտեղ կարող եք ունենալ փաստաթղթեր և տեղադրեք բոլորը մեկ կույտում: Timeամանակ ծախսեք համոզվելու համար, որ կարող եք ճիշտ հաշվարկել ձեր ունեցած բոլոր ակտիվ և ոչ ակտիվ աշխատանքները:
- Պլանավորեք ժամանակից շուտ ՝ ազատելով սեղանի տարածքը `ձեր թղթերի վրա աշխատելու համար:
- Եթե ուրիշի փաստաթղթերը հարմարեցնում եք ներկայացման նոր համակարգին, հեռացրեք բոլոր փաստաթղթերը գործող համակարգից: Ձեզ համար ավելի լավ կլինի կարգավորել բոլոր փաստաթղթերը և պատրաստվել նոր համակարգի:
Քայլ 2. Անցեք բոլոր փաստաթղթերը:
Սա գործընթացի դժվար մասն է, բայց նաև վճռական քայլ է կազմակերպված լինելու համար: Առանձնացրեք բոլոր ֆայլերը ՝ ելնելով դրանցից, ինչպիսիք են բանկային քաղվածքները, վարկային քարտերի հաշիվները և հիփոթեքային վճարումները: Կարող է հոգնեցուցիչ թվալ, բայց ձեր կույտի յուրաքանչյուր փաստաթուղթ անցեք ՝ որոշելու, թե ինչի հետ եք աշխատում:
- Ձեզ հարկավոր չէ կարդալ յուրաքանչյուր թերթ, բայց կարճ ակնարկը կօգնի ձեզ:
- Հետընտրական գրառումները լավ են նշելու այն կարևոր թղթերը, որոնց վրա գիտեք, որ ժամանակ պետք է ծախսեք:
Քայլ 3. Ստեղծեք կույտեր:
Երբ սկսում եք տեսակավորել ձեր փաստաթղթերը, օգտակար կլիներ միասին պահել համապատասխան փաստաթղթերը: Դուք կարող եք տեղադրել «Nickelback» հաճախորդին վերաբերող բոլոր թերթերը մեկ կույտում: Մեկ այլ օրինակ `ամիսների վրա հիմնված աշխատանքների կուտակումն է:
- Chամանակագրական կարգի զգացում ունենալը կարող է օգտակար լինել ձեր ներկայացման կարիքների համար:
- Փաստաթղթերը տեսակավորելիս առաջնահերթություններ սահմանեք: Երբ տեսնում եք բացառիկ կարևոր թղթեր, տեղադրեք դրանք համապատասխան կույտի վերևում:
Քայլ 4. Նվազեցրեք ըստ ձեր հայեցողության:
Մեկ այլ կույտ, որը կարող եք ստեղծել, աղբի կույտն է: Ձեզանից չի պահանջվում նետել ձեր փաստաթղթերի կույտը, բայց պետք է առանձնացնել անկարևոր թերթերը մյուս կույտերից: Դուք նույնիսկ կարող եք տեղադրել մի շարք կույտ, որտեղ պատահական թերթերը կարող են գնալ:
Եթե 100% -ով վստահ եք, որ ձեզ անհրաժեշտ չեն որևէ փաստաթղթեր և չեք կարող կենսունակ հղում տալ այլ փաստաթղթերին, ապա դրանք դեն նետեք: Ստուգեք ձեր վերադասների հետ, եթե ձեզ թույլատրվում է որևէ բան դեն նետել նախքան որևէ բանի հետևելը:
Քայլ 5. Օգտագործեք մանիլայի թղթապանակներ:
Ինքներդ ձեզ պարզ պահեք ՝ օգտագործելով էժան մանիլայի թղթապանակներ: Սա չի վնասի ձեր միջոցներին և թույլ կտա ձեզ իրականացնել ցանկացած ֆայլերի համակարգ, որը ցանկանում եք: Դուք կարող եք ձեռք բերել մանիլայի թղթապանակների փաթեթ գրասենյակային ապրանքների ցանկացած խանութից:
Քայլ 6. Տեղափոխեք ձեր կույտերը:
Օգտագործեք ավելի վաղ հաստատված կույտերը ՝ ձեր թղթապանակների համար որպես ուղեցույց հանդես գալու համար: Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր թղթապանակի բովանդակությունը նույնպես կազմակերպված է: Դուք կարող եք կամ կազմակերպել ֆայլի բովանդակությունը ՝ հիմնվելով յուրաքանչյուր թերթի կարևորության վրա կամ ժամանակագրությամբ:
- Խուսափեք այբուբենի հիման վրա ֆայլի բովանդակությունը դասավորելուց: Այբբենական կազմակերպությունն ավելի արդյունավետ է աշխատում ֆայլերի խմբերի կազմակերպման համար:
- Տեղադրեք մանիլայի թղթապանակները թղթապանակի մեջ, երբ դրանք լրացնում եք:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Ստեղծեք համապատասխան համակարգ ձեզ համար
Քայլ 1. Օգտագործեք այբբենական գրանցման համակարգ:
Այբբենական հաշվառման համակարգը լավ է գործում, երբ անհրաժեշտ է գտնել մարդկանց, հաճախորդների, հեղինակների անուններ, ֆիլմերի անուններ, գրքեր և այլն:
- Ֆայլերը ֆայլեր պահելու և առբերելու լավագույն միջոցը յուրաքանչյուր ֆայլին պիտակավորումն է: Մանիլայի թղթապանակներն ունեն լրացուցիչ ներդիր, որը նախատեսված է ֆայլերը պիտակավորելու համար, ինչը կդյուրացնի ձեր որոնման գործընթացը:
- Եթե հաճախորդներ եք վարում, ապա ազգանունով այբուբեն գրելը ավելի արդյունավետ է:
- Եթե շատ ֆայլեր ունեք, մտածեք նամակների բաժիններ կազմելու համար, որոնք կօգնեն ձեզ կազմակերպել: Բաժանման բաժանարարները մեծ են և պարզապես պարունակում են մեկ տառ: Կարող եք նաև տառերը զույգերով բաժանել ՝ «A-D» կամ «F-K»:
Քայլ 2. Օգտագործեք արդիական կարգ:
Երբ դուք աշխատում կամ սովորում եք տարբեր առարկայական ոլորտներում, առարկայի կամ թեմայի կարգը կարող է լինել տեղեկատվության որոնման շատ օգտակար միջոց: Օրինակ, եթե սովորում եք իրավագիտություն, կարող եք ունենալ պայմանագրերի, սահմանադրական իրավունքի, հանցագործությունների, վարչական իրավունքի, միջազգային իրավունքի և այլնի վերնագրեր:
- Տեղական տեղեկատվության կազմակերպման լավագույն միջոցը բաժինների բաժանարարներն են: Պիտակեք ձեր բաժնի բաժանարարները ՝ հիմնված բովանդակության վրա, օրինակ ՝ «Կառավարչի օրենք»:
- Այս համակարգը լավագույնս աշխատում է, եթե ունեք մի քանի տարբեր թեմաներ: Եթե ոչ, ձեզ կմնա մեկ կամ երկու բաժանարար և ոչ շատ կազմակերպված համակարգ:
Քայլ 3. Փորձեք թվային գրանցում:
Այս տեսակի ներկայացման համակարգը իդեալական է այն ամսաթվերը կամ թվերը պարունակող ֆայլերի համար: Օրինակ, եթե ունեք հաշիվ -ապրանքագրեր, անդորրագրեր, թվագրված իրադարձություններ և այլն, թվային համակարգը կարող է դարձնել հեշտ գտնելու համակարգ: Այս տարբերակի համար կարող եք նաև հաշվի առնել ամսվա և տարվա պիտակավորումը: Նրանց համար, ովքեր աշխատում են համարակալման համար այնպիսի փաստաթղթերի համար, ինչպիսիք են բժշկական ֆայլերը, օրենսդրական փաստաթղթերը, դատական գործերը և այլն, համարակալումը օգտակար որոնման մեթոդ է:
- Օգտագործեք այս համակարգը միայն այն դեպքում, երբ ձեզ հարմար է մի քանի թվեր դիտելը և կարող եք տեղեկություններ ստանալ այս թվերից:
- Ներկայացման ներդիրների վրա նշեք համարները կամ ամսաթվերը և կազմակերպեք ՝ համարակալված արժեքից ելնելով: Սկսեք «1» -ից և հետևյալ թվերը բարձրացրեք արժեքով:
- Եթե դուք հաշվետվություն եք ներկայացնում ամիսների հետ, սկսեք հունվարից և հաջորդաբար տեղափոխեք մինչև դեկտեմբեր: Դուք կշահեք բաժինների բաժանարարներով յուրաքանչյուր ամսվա համար:
Քայլ 4. Օգտագործեք գունային կոդավորում:
Սա հիանալի է ստեղծագործական գրանցման համար և հատկապես արդյունավետ է լավ տեսողական հիշողություն ունեցողների համար: Այն կարող է օգնել տարբեր թեմաների խաչմերուկ հղում `հիմնված գունային կոդավորման վրա: Դուք կարող եք գունավորել ծածկագրման համար վերը նշված մեթոդներից որևէ մեկը: Կարող եք նաև օգտագործել համակարգման համակարգերի համադրություն ՝ գունային կոդերը զուգակցելով մեկ այլ համակարգի հետ:
- Ձեր հաստատված լցոնման եղանակին գույն ավելացնելու ամենահեշտ եղանակներից է `լուսարձակներ օգտագործելը: Գրասենյակային պարագաների ցանկացած խանութից կարող եք ձեռք բերել լուսարձակների բազմազան փաթեթ:
- Գույնի կոդավորման իրականացման մեկ այլ եղանակ է `օգտագործել տարբեր գունավոր թղթապանակներ:
Քայլ 5. Օգտագործեք հաճախականությունների համակարգ:
Սա լավ է աշխատում այն իրերի համար, որոնք անընդհատ օգտագործում եք, բայց չպետք է ինքնուրույն համակարգ լինի: Այն պետք է սնվի մեկ այլ համակարգից, օրինակ `այբբենական համակարգից: Հաճախ օգտագործվող տեղեկատվությունը ավելացրեք ձեր ֆայլերի տարածքի խմբավորված տարածքում, որպեսզի այն արագորեն վերցվի, օրինակ `պահարանների դարակի հենց առջևում:
Դուք պետք է զգույշ լինեք, որ չկազմակերպվեք այս համակարգից օգտվելիս: Նախագծում, որի վրա այժմ աշխատում եք, առաջնագծում պահելը միշտ չէ, որ երաշխավորում է արդյունավետ կազմակերպություն:
3 -րդ մեթոդ 3 -ից. Կազմակերպված համակարգի պահպանում
Քայլ 1. Անմիջապես ներկայացրեք փաստաթղթերը:
Ձեր հաշվապահական հաշվառման համակարգի արդյունավետ աշխատանքը ապահովելու եղանակներից մեկը թուղթ մշակելն է `այն մշակելիս: Հայտերի ներկայացման համակարգը չի գործի, եթե հետաձգեք փաստաթղթերի ներկայացման փաստաթղթերը: Թղթեր ներկայացնելու սովորություն ձեռք բերելը կօգնի նաև ձեր արտադրողականությանը և աշխատանքի ընթացքին:
Քայլ 2. Թարմացրեք ձեր տարածքը:
Ամեն երկու ամիսը մեկ դուք պետք է անցնեք ձեր ներկայացման համակարգը և կատարեք կարճ մաքրում: Ձեզանից չի պահանջվում վերանայել ձեր բոլոր փաստաթղթերը, ինչպես դա արել եք սկզբնական կազմակերպության համար: Ստուգեք բոլոր ֆայլերը և համոզվեք, որ ամեն ինչ կազմակերպված է և ճիշտ տեղում:
Առաջին մի քանի ամիսներից հետո կարող եք նաև անդրադառնալ, եթե ձեր ընտրած համակարգը աշխատում է ձեզ համար:
Քայլ 3. Մաքրեք ձեր տարածքը:
Տարին մեկ անգամ դուք պետք է ավելի շատ մաքրեք ձեր աշխատատեղը: Դուք կարող եք ունենալ որոշ ֆայլեր, որոնք պարբերաբար օգտագործում եք, բայց այժմ պետք է անցնեք այլ ֆայլերի միջոցով, որոնք ավելի քիչ եք օգտագործում: Բացեք այն ֆայլերը, որոնք ավելի քիչ եք օգտագործում և կարդացեք ձեր բոլոր փաստաթղթերը ՝ տեսնելու, թե արդյոք կա անհարկի փաստաթղթեր:
Հանեք բոլոր ֆայլերը և սրբեք պահարանն խոնավ անձեռոցիկով `փոշու կուտակումը հեռացնելու համար:
Խորհուրդներ
- Այս սկզբունքները կարող են կիրառվել նաև համակարգչային կամ էլեկտրոնային փաստաթղթերի այլ խմբերի նկատմամբ:
- Այբբենական կարգով չտեղադրված ֆայլերի ինդեքս օգտագործեք: Սա պետք է դասավորված լինի այբբենական կարգով, որպեսզի կարողանաք արագ գտնել ձեր ֆայլերը որևէ կերպ: Տեղադրեք այս ինդեքսը ֆայլի առջևում:
- Սկսեք ՝ մաքրելով և տեսակավորելով ձեր կույտերի թերթերը և օգտագործեք post-it գրառումները ՝ տեսակավորելու կատեգորիաներ, այնուհետև ենթակատեգորիաներ:
- Օգտակար է ունենալ տարբեր ֆայլեր այն իրերի համար, որոնք այլ տեղ կոկիկ չեն տեղավորվում:
